Der Firmenumzug: ein komplexes Unterfangen

Der Firmenumzug bringt sehr viel mehr Arbeit mit sich als ein Umzug auf privater Ebene. Auch zeitlich gesehen bietet ein Firmenumzug einen massiven zusätzlichen Aufwand – während ein Umzug des privaten Haushalts mit der Kündigung drei Monate vor dem eigentlichen Verlassen des alten Wohnhauses beginnt, muss mit der gründlichen Planung eines Firmenumzugs bereits etwa sieben Monate vor dem eigentlichen Wegzug begonnen werden. Ein wesentlicher Faktor, der bereits zu diesem frühen Zeitpunkt eine große Rolle spielt, liegt darin, die eigenen Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner früh vom Umzug in Kenntnis zu setzen, um sie zu informieren. Alle weiteren Schritte sind regelmäßig zu kommunizieren.

 

Zwar ist das Wachstum eines Unternehmens grundsätzliche etwas Positives, doch wenn das Unternehmen wächst, geht dies oft mit einem Umzug des gesamten Unternehmens einher. Vielen ist bewusst, dass es dabei kein Konzept von der Stange geben kann, sondern eine individuelle Planung erfolgen muss. Gerade die Ummeldungen – wie beim Gewerbe- und Finanzamt, der Agentur für Arbeit, der „Industrie- und Handelskammer“, Mitgliedschaften und bei den Genossenschaften sowie die Telefonanbieter, Lieferanten und die Versicherung – sollten zeitnah erfolgen. Wichtig ist zudem ein postalischer Nachsendeauftrag. Um nichts zu vergessen, sollten sich die Verantwortlichen genau überlegen, welche Aktivitäten zu welchem Zeitpunkt durchgeführt werden müssen.

Professionelle Unterstützung ist unabdingbar

Aufgrund der Komplexität eines Firmenumzugs ist es notwendig, dass sich die Unternehmenseigner frühzeitig Gedanken darüber machen sollten, wie der Firmenumzug konkret ablaufen soll. Der allererste Schritt liegt natürlich in der Anmietung neuer Büroräume oder im Kauf eines neuen Büros. Bei der Durchführung von großen Umzügen ist die Unterstützung durch Umzugsunternehmen für Firmenumzüge absolut notwendig, um die Ausrüstung und Büroausstattung sicher zu transportieren. Für große Unternehmen lohnt sich sogar der Einsatz einer Spedition – da deren Mitarbeiter in der Verpackung der Geräte und Einrichtungsgegenstände erfahren und zusätzlich versichert sind, sodass sie bei einem Schadensfall haftbar gemacht werden können.

Vier Wochen vor dem tatsächlichen Umzug sollten der Verantwortliche dafür sorgen, dass alle Anschlüsse für EDV- und Telefonanlagen installiert werden. Mithilfe einer Skizze der Räumlichkeiten kann ein Plan über die Gestaltung der Büroräume vorgenommen und ein Design-Konzept erstellt werden. Damit jedes Möbelstück später an dem richtigen Platz kommt, ist es wichtig, dass die Möbelstücke im Vorfeld etikettiert werden.

Zwei Wochen vor dem Umzug müssen die Termine mit dem Umzugsunternehmen und beteiligten Handwerkern vereinbart werden, auch der Vermieter des alten Objektes muss zur Schlüsselübergabe des anwesend sein, mit dem neuen Vermieter ist ein Termin der Entgegennahme des Schlüssels für das neue Büro vereinbart werden.  Nachdem das Umzugsunternehmen alle Gegenstände verpackt hat, sollten alle Räume noch einmal überprüft werden, um festzustellen, ob alle technischen Anlagen – wie die Beleuchtung oder die Heizung – problemlos funktionieren. Werden Beschädigungen festgestellt, sollten diese noch repariert werden. Am Umzugstag werden alle Gegenstände an ihr Ziel transportiert, müssen im richtigen Büro gelangen und sollten noch einmal überprüft werden.

Nach Abschluss des Firmenumzugs

Wenn die Büroeinrichtung in den am neuen Arbeitsplatz angekommen, müssen auch jetzt noch verschiedene Tätigkeiten durchgeführt werden, um den Firmenumzug erfolgreich abschließen zu können. So ist es notwendig, das Büro – sowohl nach praktischen als auch nach funktionellen Gesichtspunkten – neu einzurichten. Dabei sollte bedacht werden, dass die Einrichtung Zeit in Anspruch nimmt und es generell mehrere Tage braucht, dass alles wieder störungsfrei läuft.

 

Unternehmen, deren Umzug gewerblich bedingt ist – vorrangig zum Zweck der Vergrößerung oder Verkleinerung der Büroräume oder Produktionsflächen – können die entstandenen Kosten von der Steuer absetzen. Daher ist es erforderlich, sämtliche Belege und Rechnungen zu sammeln und dem Steuerberater zu übergeben. Ist der Umzug abgeschlossen, kann ein Betriebsfest zum Einstand gegeben werden.